Per organizzare un evento culturale di una certa portata non ci si può improvvisare. È importantissimo prendere informazioni, avere le idee chiare e, soprattutto, parlare con le autorità competenti per ottenere tutti i permessi che servono.

Se stai pensando di organizzare un evento culturale, di qualsiasi tipo sia, a qualsiasi argomento faccia riferimento, è importante sapere molte cose. Tra le più importanti, sicuramente, c’è la strategia da adottare per organizzare il miglior tipo di evento.

Certo, nella pratica tutto dipende da quante persone si vogliono coinvolgere, a fare che e, specialmente dove. Un’altra cosa davvero molto importante è sapere con chi parlare. Ed è per questo motivo che, prima di imbarcarsi per questa avventura, è il caso di studiare a fondo non soltanto il modo in cui si possono ottenere gli strumenti che servono per raggiungere un buon risultato, ma anche le risorse che già si hanno. Capire da dove si parte è già un buon punto di partenza.

Ovviamente, fare tutto da soli è fuori discussione. Se non siete accompagnati da un buon numero di soci che viene può dare una mano o se nessuno di voi possiede, alla fine dei conti, l’esperienza e le conoscenze necessarie per mettere su un evento culturale degno di questo nome, vi potete tranquillamente rivolgere a un’agenzia che organizza eventi.

Esistono appunto alcune agenzie che si occupano di organizzazione di eventi a Roma, ad esempio, che realizzano e allestiscono giornate a tema molto interessanti, adatte sia a un pubblico potenzialmente smisurato che a una piccola nicchia, un target più selezionato.
Se però pensate di essere in grado di cimentarvi da soli in questa ardua impresa, sappiate che questa sarà forse l’esperienza più eccitante e al tempo stesso più estenuante della vostra vita. Viene facciamo i nostri migliori auguri.

Le cose che chi vuole organizzare un evento deve mettere nella sua check-list

Trovare la location ideale: questo aspetto è assolutamente determinante e non si può sbagliare,altrimenti si rischia di andare incontro a un doloroso flop. La location è importante sotto tanti punti di vista, per la logistica innanzitutto.

Infatti quando si organizza un evento in una grande metropoli come può essere la capitale di Italia si dovrà scegliere un posto che sia in una zona che sia alla portata di tutti o che comunque sia in un punto comodo per quelli che presumibilmente saranno gli invitati.
Altro punto importante è la grandezza della location, che dovrà essere proporzionata al numero di persone che si presenteranno all’evento.

Prendere accordi con le autorità competenti: Gli aspetti burocratici sono importanti quando si organizza un evento. Infatti sarà necessario avere dei permessi precisi e delle licenze, che varieranno in base al fatto se sarà al chiuso o all’aperto.

Nel primo caso la procedura è molto più semplice e più snella: si dovrà pagare la SIAE se si decide di mettere musica; inoltre si dovrà fare un accordo con i capi della struttura su quello che riguarda l’uso delle attrezzature: ma nel caso in cui la location di cui stiamo parlando è un cortile o un capannone si dovrà chiedere un permesso di agibilità dello spazio alla Vigilanza provinciale. Dopo poco tempo un addetto andrà a verificare che tutto sia in ordine.

Invece nel caso di location all’aperto tutto si complica. Infatti si dovrà chiedere il permesso al sindaco del comune almeno 2 settimane prima, in modo da ottenere la licenza di occupazione del suolo pubblico, a prescindere se ci riferiamo a una piazza o a un altro tipo di posto.

Sempre il comune dovrà accordare il permesso di utilizzo di strumentazioni acustiche nel caso si useranno strumenti:questo permesso serve per tutelare i partecipanti dall’inquinamento acustico.

Stilare la lista delle attività: molto importante è anche organizzare una scaletta con tutto quello che succederà all’interno dell’evento, in modo da evitare di fare confusione e organizzare un evento che scorra liscio e senza imprevisti.

Accordarsi con gli sponsor: altro elemento assolutamente importante da curare è il budget. Infatti bisognerà organizzare uno schema con tutte le spese che si andranno a sostenere, in modo da non rischiare di rimetterci i soldi.
In questo senso sarà importante trovare e accordarsi con sponsor prestigiosi, che sosterranno economicamente l evento.