La gestione del Foglio Presenze può essere un rompicapo, soprattutto nelle grandi aziende dove il numero di dipendenti e collaboratori esterni è molto elevato, o là dove i turni sono distribuiti durante tutto l’arco della giornata. Per fortuna, esistono soluzioni tecnologiche capaci di semplificare la vita, grazie a un sistema di rilevazione delle presenze dei lavoratori semplice, e molto efficace. Non solo: alcune delle applicazioni più sofisticate permettono non solo di calcolare il monte ore, ma anche di effettuare tutta un’altra serie di operazioni capaci di snellire il processo di gestione dei dipendenti. In questo breve articolo, vedremo le caratteristiche di questa nuova tecnologia, e come può aiutare a rendere più fluida, efficiente ed economica la gestione del personale.

Una soluzione che ti permetterà di dire addio all’errore umano

L’elaborazione di grandi quantità di dati, se effettuata manualmente, può portare molto facilmente a errori umani di varia natura. L’eliminazione – o quantomeno, la riduzione – della possibilità di un errore umano è fondamentale in contesti in cui la precisione assoluta è di fondamentale importanza, come appunto nella gestione del personale. Per questo motivo, sono stati sviluppati dei software capaci di snellire, e rendere più efficiente e meno soggetto all’errore umano, tutto il processo di gestione del personale.

Tali software permettono di gestire in maniera sostanzialmente automatizzata le presenze dei dipendenti, e di calcolare il monte ore lavorato. Naturalmente, il software in questi casi è collegato direttamente ai sistemi di rilevazione presenti in azienda, o sul luogo di lavoro. Non solo: sistemi informatici di questo tipo permettono anche di effettuare altre operazioni, che vanno ben al di là del semplice monitoraggio degli ingressi e delle uscite dei lavoratori: si parla di software che permettono di pianificare i turni in maniera agile, o di programmare delle specifiche scadenze anche per ogni singolo lavoratore. Inoltre, è anche possibile gestire un’anagrafica dei clienti, dei luoghi di lavoro e dei collaboratori coinvolti, con diversi livelli di dettaglio, così come è possibile gestire le anagrafiche dei lavoratori includendo i dati provenienti dai diversi sistemi di monitoraggio degli ingressi sul luogo di lavoro.

Tali strumenti software, come ad esempio PowerWEB, sono solitamente concepiti in modalità modulare: ossia, l’ufficio di gestione del personale e gli imprenditori avranno una rosa di moduli funzionali tra cui scegliere solo quelli più adatti alle proprie esigenze professionali.

Un sistema ad hoc

La grande forza dei software di gestione del personale come PowerWEB sta nella possibilità di personalizzare il sistema. Si può effettuare una selezione specifica dei vari moduli disponibili. I moduli messi a disposizione sono diversi. Vi è il modulo “Orari, Cartellino, Monte minuti” per la gestione generale delle presenze. Poi vi sono i moduli che riguardano i settori: Autorizzazione straordinari, Notifica ritardi, Arrotondamenti e Notturno, Viaggi, Attività, Confronto ore (E/U Budget), GPS, ed infine il modulo “Where is It” che segnala con un semaforo verde o un semaforo rosso se il dipendente è o non è sul luogo di lavoro.

I vantaggi di un sistema unificato

Come è semplice intuire, poter fare affidamento su un sistema unificato di gestione delle presenze sul luogo di lavoro consentirà di snellire il carico di lavoro sugli uffici di gestione del personale, rendendo ogni processo più fluido ed efficiente. Grazie alla possibilità di scegliere quali moduli attivare, soluzioni come PowerWEB permettono di gestire al meglio i propri lavoratori, secondo le proprie esigenze, anche in situazioni non standard come, ad esempio, l’implementazione dello smart working.