Fattura proforma:  cos’è a cosa serve quando si usa

La fattura proforma è un documento commerciale che viene emesso da un venditore per fornire all’acquirente un’anteprima delle merci o dei servizi da acquistare.

A differenza di una fattura definitiva, la fattura proforma non ha valore fiscale o legale e non richiede il pagamento immediato.

Piuttosto, funge da strumento informativo per consentire all’acquirente di valutare il costo e i dettagli dell’ordine prima di confermarlo.

La fattura proforma contiene informazioni essenziali come la descrizione dei beni o dei servizi, la quantità, il prezzo unitario, l’importo totale e le condizioni di pagamento proposte.

Questo documento è particolarmente utile nelle transazioni internazionali, in cui l’acquirente potrebbe richiedere una fattura proforma per ottenere l’approvazione da parte delle autorità doganali o per facilitare il processo di importazione.

La fattura proforma può essere utilizzata come strumento di comunicazione tra venditore e acquirente, fornendo una panoramica dettagliata dei prodotti o dei servizi offerti, comprese specifiche tecniche, termini di consegna e altre informazioni rilevanti. Ciò consente all’acquirente di prendere decisioni più informate sull’acquisto e negoziare eventuali modifiche o aggiustamenti prima di impegnarsi definitivamente.

E’ importante sottolineare che la fattura proforma non costituisce un impegno vincolante da parte del venditore per consegnare i beni o i servizi specificati. È solo un documento preliminare che serve a facilitare la comunicazione e la pianificazione dell’ordine.

Dopo aver ricevuto l’approvazione dell’acquirente, si procede alla generazione di una fattura definitiva che ha valore fiscale e legale e richiede il pagamento effettivo.

Scopo e utilizzo della fattura proforma

La fattura proforma svolge diversi scopi e viene utilizzata in varie situazioni commerciali.

Il suo scopo principale è quello di fornire all’acquirente un’anteprima dettagliata del costo e dei dettagli dell’ordine prima di procedere con l’acquisto effettivo.

Questo documento è particolarmente utile quando si tratta di transazioni internazionali o quando si richiede un preventivo prima di confermare un ordine.

Una delle principali finalità della fattura proforma è consentire all’acquirente di valutare il costo totale dell’ordine, inclusi eventuali oneri aggiuntivi come tasse, dazi doganali o spese di trasporto. Questo permette all’acquirente di pianificare il proprio budget in modo accurato e prendere decisioni informate sull’acquisto.

Inoltre, la fattura proforma viene utilizzata come strumento per facilitare le operazioni doganali nelle transazioni internazionali. Le autorità doganali richiedono spesso una documentazione accurata per consentire l’importazione delle merci. La fattura proforma fornisce loro le informazioni necessarie sui beni, inclusa la descrizione dettagliata, la quantità, il valore e le specifiche tecniche. Ciò semplifica i processi doganali, accelerando lo sdoganamento delle merci.

La fattura proforma viene anche utilizzata come strumento di comunicazione tra il venditore e l’acquirente. Essa fornisce una panoramica chiara e dettagliata dei prodotti o dei servizi offerti, compresi i termini e le condizioni di vendita. Questo aiuta a stabilire una base solida per la negoziazione e a evitare fraintendimenti o controversie future.

In generale, il principale utilizzo della fattura proforma è quello di creare un accordo preliminare tra le parti coinvolte nell’operazione commerciale. Essa consente all’acquirente di esaminare e approvare i dettagli dell’ordine, facilitando così una transazione più agevole e trasparente.

Differenze tra fattura proforma e fattura definitiva

La differenza principale tra una fattura proforma e una fattura definitiva risiede nel loro valore legale e nella finalità con cui vengono emesse. Mentre entrambi i documenti riguardano la vendita di beni o servizi, presentano alcune distinzioni chiave.

La fattura proforma è un documento preliminare emesso dal venditore per fornire un’anteprima dei costi e dei dettagli dell’ordine all’acquirente. Non ha valore fiscale o legale e non richiede il pagamento immediato. La fattura proforma è utilizzata come strumento informativo per consentire all’acquirente di valutare l’ordine prima di confermarlo. Può essere richiesta anche per motivi doganali o come preventivo prima dell’acquisto effettivo.

D’altra parte, la fattura definitiva è il documento ufficiale emesso dopo la conferma dell’ordine e la consegna dei beni o la prestazione dei servizi. Ha un valore fiscale e legale ed è utilizzata per registrare l’acquisto, contabilizzare l’IVA e determinare il pagamento effettivo da parte dell’acquirente.

La fattura definitiva include informazioni dettagliate come la descrizione precisa dei beni o dei servizi, i costi unitari, la quantità, l’importo totale, l’IVA e le condizioni di pagamento.

Un’altra differenza importante tra la fattura proforma e la fattura definitiva è il momento in cui vengono emesse. La fattura proforma è emessa in anticipo rispetto alla consegna effettiva dei beni o alla prestazione dei servizi.

Viene utilizzata per fornire un’anteprima dell’ordine e per avviare le negoziazioni o ottenere l’approvazione dell’acquirente.

Al contrario, la fattura definitiva viene emessa dopo l’adempimento dell’ordine e viene utilizzata per registrare l’operazione commerciale completata.

Situazioni in cui si utilizza una fattura proforma

La fattura proforma trova ampio utilizzo in diverse situazioni commerciali.

Vediamo alcune delle situazioni comuni in cui viene utilizzata:

1. Transazioni internazionali: Nelle transazioni che coinvolgono importazioni o esportazioni, la fattura proforma è spesso richiesta dalle autorità doganali per fornire informazioni dettagliate sulle merci, come la descrizione, la quantità e il valore. Questo documento aiuta a facilitare il processo di sdoganamento e a garantire il rispetto delle normative doganali.
2. Preventivi e offerte commerciali: Prima di confermare un ordine, gli acquirenti possono richiedere una fattura proforma come preventivo o offerta commerciale. La fattura proforma fornisce loro un’anteprima chiara dei costi e dei dettagli dell’ordine, consentendo loro di valutare l’offerta e prendere decisioni informate sull’acquisto.
3. Acquisti complessi: In situazioni in cui l’ordine coinvolge beni o servizi complessi, come macchinari industriali o progetti personalizzati, la fattura proforma viene utilizzata per fornire una visione dettagliata dei requisiti, delle specifiche tecniche e dei costi associati. Questo aiuta a chiarire le aspettative e a negoziare eventuali modifiche o personalizzazioni prima di procedere con l’ordine definitivo.
4. Acquisti a lungo termine: Quando gli acquirenti stipulano accordi a lungo termine con i fornitori, possono richiedere fatture proforma periodiche come parte del processo di monitoraggio e pagamento degli ordini. Questo consente loro di tenere traccia delle spese accumulate e facilita la gestione finanziaria delle operazioni commerciali.
5. Vendite all’ingrosso: Nel settore della vendita all’ingrosso, la fattura proforma viene spesso utilizzata come documento preliminare per mostrare l’elenco dei prodotti disponibili, i prezzi unitari e gli sconti applicati. I potenziali acquirenti possono richiedere una fattura proforma per valutare l’offerta e prendere decisioni di acquisto.

Elementi e informazioni da includere in una fattura proforma

Una fattura proforma deve contenere una serie di elementi e informazioni chiave per fornire una visione completa e accurata dell’ordine proposto.

Ecco alcuni degli elementi essenziali che dovrebbero essere inclusi:

1. Intestazione: L’intestazione della fattura proforma dovrebbe indicare chiaramente che si tratta di una fattura proforma e non di una fattura definitiva. Deve includere i dettagli del venditore, come il nome dell’azienda, l’indirizzo, il numero di telefono e l’indirizzo email.
2. Dati dell’acquirente: La fattura proforma deve includere anche i dati dell’acquirente, come il nome dell’azienda, l’indirizzo di spedizione e i contatti di riferimento.
3. Descrizione dei beni o dei servizi: È fondamentale fornire una descrizione chiara e dettagliata dei beni o dei servizi offerti. Questo dovrebbe includere informazioni come il nome del prodotto o del servizio, le specifiche tecniche, le quantità e gli eventuali dettagli personalizzati.
4. Prezzo unitario e importo totale: Ogni articolo elencato nella fattura proforma dovrebbe essere accompagnato dal prezzo unitario e dall’importo totale. In questo modo, l’acquirente può valutare il costo complessivo dell’ordine.
5. Oneri aggiuntivi: Se vi sono oneri aggiuntivi come tasse, dazi doganali, spese di trasporto o assicurazione, questi devono essere chiaramente indicati nella fattura proforma. Ciò consente all’acquirente di comprendere il costo totale dell’ordine, compresi eventuali costi aggiuntivi.
6. Termini di pagamento: La fattura proforma dovrebbe includere le condizioni di pagamento proposte, come la scadenza del pagamento, le modalità di pagamento accettate, solitamente il bonifico bancario, e gli eventuali sconti o termini di pagamento specifici.
7. Validità dell’offerta: È importante specificare la validità dell’offerta nella fattura proforma. Questo indica per quanto tempo l’offerta rimane valida e quale azione è necessaria per confermarla.
8. Informazioni aggiuntive: A seconda delle esigenze specifiche, potrebbero essere necessarie informazioni aggiuntive come le modalità di consegna, le clausole di reso o altre condizioni speciali.

È essenziale che la fattura proforma sia accurata, completa e facilmente comprensibile. Ciò garantisce che l’acquirente abbia tutte le informazioni necessarie per prendere decisioni informate sull’ordine proposto e agevola una comunicazione chiara tra le parti coinvolte.

Vantaggi e benefici nell’utilizzo della fattura proforma

L’utilizzo della fattura proforma offre una serie di vantaggi e benefici sia per i venditori che per gli acquirenti.

Vediamo alcuni dei principali vantaggi associati a questo strumento:

1. Chiarezza e trasparenza: La fattura proforma fornisce un’anteprima chiara e dettagliata dei costi e dei dettagli dell’ordine proposto. Ciò consente agli acquirenti di avere una visione completa e trasparente dell’offerta e di evitare sorprese o malintesi una volta confermato l’ordine definitivo.
2. Valutazione e pianificazione: Grazie alla fattura proforma, gli acquirenti possono valutare accuratamente i costi dell’ordine e pianificare il proprio budget in modo adeguato. Questo aiuta a prendere decisioni informate sull’acquisto e a evitare problemi finanziari o imprevisti in seguito.
3. Negoziazione e personalizzazione: La fattura proforma può fungere da base per le negoziazioni tra venditore e acquirente. Se l’acquirente desidera apportare modifiche o richiedere personalizzazioni all’ordine, la fattura proforma offre uno spazio per trattare e concordare i dettagli prima di confermare l’ordine definitivo.
4. Agevolazione delle operazioni doganali: Nelle transazioni internazionali, la fattura proforma è uno strumento indispensabile per agevolare le operazioni doganali. Fornisce alle autorità doganali le informazioni necessarie sui beni, consentendo uno sdoganamento più rapido e senza intoppi.
5. Prevenzione dei conflitti: La fattura proforma aiuta a evitare controversie future o malintesi tra venditori e acquirenti. Essa fornisce un quadro chiaro dei termini e delle condizioni di vendita, dei dettagli dei beni o dei servizi e delle condizioni di pagamento, riducendo così la possibilità di dispute o incomprensioni.
6. Pianificazione finanziaria: La fattura proforma consente agli acquirenti di pianificare la propria spesa in anticipo. Possono valutare se l’ordine proposto rientra nel loro budget e organizzare le risorse finanziarie necessarie per l’acquisto.
7. Documentazione completa: La fattura proforma fornisce una documentazione completa dell’ordine proposto, inclusi i dettagli dei prodotti, i prezzi, le quantità e le condizioni di vendita. Questo documento può essere utilizzato per archiviare e tenere traccia delle transazioni commerciali effettuate.

Processo di creazione e invio della fattura proforma

Il processo di creazione e invio di una fattura proforma è relativamente semplice e può essere suddiviso in diverse fasi.

Ecco una panoramica del processo tipico:

1. Raccolta delle informazioni: Il venditore deve raccogliere tutte le informazioni necessarie per creare la fattura proforma. Ciò include i dati del venditore, come nome, indirizzo e contatti, nonché i dettagli dell’acquirente, come nome dell’azienda e indirizzo di spedizione. È anche importante raccogliere tutti i dettagli relativi ai beni o ai servizi offerti, come la descrizione, la quantità, il prezzo unitario e eventuali oneri aggiuntivi.
2. Creazione del documento: Utilizzando uno strumento come un software di fatturazione o un modello predefinito, il venditore può creare la fattura proforma inserendo tutte le informazioni raccolte nella fase precedente. È importante assicurarsi che il documento sia accurato, completo e facilmente comprensibile per l’acquirente.
3. Verifica e revisione: Prima di inviare la fattura proforma all’acquirente, è consigliabile effettuare una verifica accurata per assicurarsi che non ci siano errori o omissioni. Questa fase di revisione è cruciale per garantire che tutte le informazioni siano corrette e che il documento rispecchi correttamente l’offerta proposta.
4. Invio della fattura proforma: Una volta che la fattura proforma è stata verificata e revisionata, può essere inviata all’acquirente. Il metodo di invio può variare a seconda delle preferenze e delle pratiche commerciali, tra cui l’invio tramite email, fax o posta tradizionale. È consigliabile conservare una copia della fattura proforma per i propri registri e per eventuali riferimenti futuri.
5. Follow-up e gestione delle risposte: Dopo l’invio della fattura proforma, il venditore può dover gestire eventuali domande, richieste di modifiche o conferme da parte dell’acquirente. È importante essere pronti a rispondere tempestivamente e in modo professionale, al fine di facilitare il processo di negoziazione e conferma dell’ordine.
6. Trasformazione in fattura definitiva: Se l’acquirente conferma l’ordine proposto, la fattura proforma può essere convertita in una fattura definitiva. In questa fase, vengono apportate eventuali modifiche necessarie, come l’aggiunta di numeri di serie o di riferimento all’ordine, e viene emessa la fattura ufficiale con valore legale.

Cosa fare dopo l’emissione della fattura proforma

Dopo l’emissione della fattura proforma, sia il venditore che l’acquirente devono intraprendere alcune azioni importanti per garantire una corretta gestione dell’ordine proposto.

Ecco cosa fare dopo l’emissione della fattura proforma:

1. Conferma dell’ordine: Da parte dell’acquirente, è necessario confermare l’ordine proposto sulla base della fattura proforma ricevuta. Questa conferma può essere effettuata per iscritto o attraverso un accordo verbale, a seconda delle pratiche commerciali adottate dalle parti coinvolte. La conferma dell’ordine è un passo cruciale per garantire che l’acquirente sia impegnato ad accettare e pagare per i beni o i servizi indicati nella fattura proforma.
2. Modifiche o negoziazioni: Nel caso in cui l’acquirente desideri apportare modifiche o richiedere negoziazioni dopo l’emissione della fattura proforma, è necessario comunicare tempestivamente con il venditore. È importante che entrambe le parti si mettano d’accordo sulle modifiche proposte e che queste vengano documentate in modo chiaro e conciso.
3. Pianificazione delle attività: Il venditore, dopo l’emissione della fattura proforma, può pianificare le attività relative all’ordine proposto. Ciò può includere la preparazione dei beni o dei servizi, la pianificazione della produzione, l’organizzazione della logistica e qualsiasi altra attività necessaria per soddisfare l’ordine confermato.
4. Monitoraggio dei pagamenti: Dopo aver inviato la fattura proforma e aver confermato l’ordine, il venditore deve monitorare attentamente i pagamenti da parte dell’acquirente. Questo assicura che i pagamenti siano effettuati in conformità con le condizioni di pagamento concordate nella fattura proforma. In caso di ritardi nei pagamenti o problemi finanziari, è importante comunicare prontamente con l’acquirente per risolvere la situazione.
5. Trasformazione in fattura definitiva: Se l’ordine proposto sulla base della fattura proforma viene confermato e completato, il venditore può emettere la fattura definitiva. La fattura definitiva sostituirà la fattura proforma e avrà valore legale per la contabilizzazione e il pagamento dell’ordine.
6. Archiviazione della documentazione: Sia il venditore che l’acquirente devono archiviare accuratamente la documentazione relativa alla fattura proforma, alla conferma dell’ordine e alla fattura definitiva. Questa documentazione è importante per fini contabili, fiscali e di registrazione delle transazioni commerciali effettuate.

Seguire queste azioni dopo l’emissione della fattura proforma garantisce una gestione corretta e professionale dell’ordine proposto, dalla conferma all’esecuzione fino alla registrazione contabile.