La Posta Elettronica Certificata, più comunemente chiamata PEC, è diventata obbligatoria per le imprese dal 1° ottobre 2020. Sono inoltre aumentate le sanzioni se non se ne fornisce una. Ogni azienda, startup o Pmi italiana che non possiede una PEC, dovrà quindi adeguarsi.

La PEC è un’opportunità molto interessante anche per i privati: chi la possiede, può usarla per ricevere o mandare raccomandate A/R, risparmiando i costi della posta.

In quest’articolo ci si occuperà di spiegare come attivare la PEC e quali sono le differenze che sono state introdotte con la nuova normativa in vigore dal 1° ottobre 2020.

Cos’è la PEC e come funziona

Dal 1° ottobre 2020, la PEC è obbligatoriaper tutte le imprese italiane. Attraverso il Decreto Legislativo Semplificazioni n. 76 del 16 luglio 2020, sono cambiate le sanzioni per le imprese che non possiedono un indirizzo e-mail di Posta Elettronica Certificata.

La PECindica una metodica particolare di invio e ricezione dei messaggi e-mail. Attraverso la PEC, si ha un’infrastruttura alla base creata ad hoc, così da offrire una garanzia legale della consegna del messaggio al destinatario: in questo modo, si può mandare una raccomandata, che possiede lo stesso valore legislativo di quella cartacea.

Diverse aziende in Italia forniscono la PEC e permettono di crearne una; queste sono state predisposte dallo Stato Italiano, per avere lo status di gestore accreditato di PEC presso AGID. Per questo motivo, il servizio PEC non può essere erogato da qualsiasi provider Internet, ma deve essere fornito unicamente dalle aziende specializzate e riconosciute legalmente.

Arrivata in Italia per la prima volta nel 2005, oggi la PEC è diventata indispensabile per le aziende, oltre che obbligatoria, ma è d’aiuto anche a numerosissimi privati che devono gestire raccomandate e informazioni importanti per posta.

Dopo avere capitocome aprire una PEC, azione molto veloce, al momento della spedizione i messaggi e gli allegati vengono inseriti all’interno di una busta di trasporto virtuale che possiederà una firma elettronica: questa svolge legalmente il compito di un timbro dell’ufficio postale, e fornisce informazioni sulla mancata alterazione del processo, dalla spedizione al ricevimento della mail e dei suoi allegati.

Il provider dei servizi della PEC, prima che l’e-mail sia inoltrata, controlla attentamente la validità della firma e, in caso positivo, manda il messaggio per consegnarlo al destinatario.

Come nel caso delle raccomandate, il mittente otterrà una ricevuta di avvenuta consegna.

Per far sì che un messaggio di PEC sia valido dal punto di vista legale, sia il destinatario che il mittente dovranno possedere una casella PEC certificata, creata tramite uno dei gestori autorizzati iscritti all’elenco dell’Agenzia per l’Italia Digitale.

Ciò non implica che non sia possibile mandare e ricevere messaggi tramite e-mail tradizionali e PEC; è consentito, ma senza valore legale. Ecco perché, dal 1° ottobre 2020, sono state introdotte delle sanzioni e misure più severe per le aziende che non possiedono ancora una PEC.

Anche se la Posta Elettronica Certificata era già obbligatoria per le imprese dal 1° luglio 2013, le nuove norme impongono a tutte le aziende di possederne una, per non incorrere in sanzioni amministrative.

Come creare una PEC autorizzata

Tutte le imprese già costituite in forma societaria, dal 1° ottobre 2020, devono comunicare il proprio indirizzo digitale, se non hanno provveduto precedentemente. Il domicilio digitale è la PEC, ovvero l’indirizzo di posta certificato, l’alter ego di quello fisico, con pari valenza legale.

Questa procedura è dettata dall’esigenza di dover inviare e ricevere messaggi dalla Pubblica Amministrazione: per questo motivo, la PEC è essenziale per le imprese, che possono comunicare più velocemente, attraverso raccomandate con ricevuta di ritorno.

Per creare una PEC bisogna richiederla a uno dei gestori tutelato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) e iscriversi come lo si fa per una casella di posta elettronica tradizionale. L’unica differenza sono i costi, poiché i vari gestori hanno spazi di archiviazione, servizi e offerte diverse.

I prezzi per creare una PEC sono bassi e facilmente gestibili: solitamente, il costo di una PEC, con servizi basilari di partenza, è di poche decine di euro l’anno, IVA inclusa.

Scegliere la PEC migliore

Navigando tra tutte le offerte dei provider PEC, si differiscono soprattutto in termini di spazio a disposizione, che diventa il criterio più importante per la scelta di quella migliore.

Lo spazio d’archiviazione è quello che viene fornito dal gestore per salvare dati e allegati di mail inviate e ricevute. Solitamente, attivando una PEC, lo spazio minimo offerto dai provider è di 100Mb, ma si trovano servizi che permettono di avere uno spazio d’archiviazione da 2 gb a 13 gb.

Lo spazio è fondamentale poiché, quando questo termina, non è più possibile ricevere o inviare mail PEC, e si dovrà procedere con la cancellazione di alcuni dati. Inoltre, secondo il Codice Civile, le imprese devono salvare per almeno dieci anni tutti i documenti, anche nel caso della PEC. Lo spazio in più, quindi, potrebbe servire comebackup per le comunicazioni.

Si consiglia sempre di eseguire un backup di tutti i documenti ricevuti e inviati, così da avere a disposizione il materiale delle comunicazioni. Tanti gestori offrono la possibilità di archiviare non solo all’interno del servizio di Posta Elettronica Certificata, ma anche di creare backup su supporti fisici dell’utente, così da liberare spazio.

La PEC ha generalmente un numero di invii giornalieri limitato. Solitamente, i gestori garantiscono almeno 200 invii al giorno, a più di 500 destinatari, che dovrebbero essere più che sufficienti per ogni azienda e privato.

L’attivazione di una casella PEC è legalmente obbligatoria per gli enti pubblici, i professionisti e le imprese italiane; inoltre, rappresenta un’opportunità per tutti i privati cittadini che vogliono essere tecnologicamente al passo coi tempi.

I vantaggi sono moltissimi: con una PEC si è più rapidi nel ricevere e mandare raccomandate, ma si risparmia anche dal punto di vista economico, perché possedere una PEC costa meno delle spese per le raccomandate che si inviano in media durante un anno.