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Spese di viaggio: le aziende oggi puntano sulla gestione automatizzata

La gestione digitale dei processi produttivi sta diventando un’esigenza sempre più determinante in ogni realtà aziendale e a qualsiasi livello: laddove si può velocizzare e automatizzare un procedimento ripetitivo, eliminando o riducendo drasticamente la possibilità di errore umano, sempre più imprese si organizzano di conseguenza. Se poi questo significa anche gestire meglio le spese e portare a un risparmio di tempo e quindi anche di denaro, la faccenda è ancora più importante. Piattaforme come Soldo semplificano la gestione delle spese aziendali sotto ogni aspetto, incluse quelle che riguardano le trasferte e i viaggi.

Come gestire le spese con Soldo

Soldo è la piattaforma intuitiva e smart che consente di gestire le spese aziendali in un unico ambiente virtuale, suddividendole a seconda che si tratti di acquisti di materiale, trasferte o pagamenti ricorrenti.

In particolar modo, si possono creare dei veri e propri wallet, o portafogli digitali, nei quali destinare un determinato budget che potrà ad esempio essere prelevato per mezzo di carte dedicate ai dipendenti: si potrà così ovviare a spese di carburante o altre esigenze di trasferta selezionando delle regole ben precise e avendo report in tempo reale.

Qualora vi sia la necessità di registrare fatture e scontrini, invece, magari per provvedere a un successivo rimborso delle spese, basterà scattare una foto con l’app dedicata da uno smartphone e il pagamento sarà automaticamente riportato nel software principale e contabilizzato.

La piattaforma, poi, consente di ricreare condizioni similari a quelle aziendali assegnando gestioni specifiche, concedendo autorizzazioni e inserendo ogni componente nelle diverse categorie perché ognuno possa intervenire nel proprio settore. La panoramica sarà così completa e consentirà di stilare statistiche mensili o annue in modo sicuro e rapido, intervenendo subito quando serve.

Trasferte e automatizzazione

Organizzare una trasferta richiede una pianificazione ottimale di ogni sua fase, a cominciare dall’itinerario stesso: occorre verificare le condizioni di viaggio e il suo costo, se sia meglio acquistare dei biglietti aerei o ferroviari oppure servirsi di un mezzo aziendale, proprio o a noleggio. In quest’ultimo caso bisogna aggiungere le spese di rifornimento carburante, i pedaggi autostradali, nonché le pause di ristoro ed eventuali pernottamenti dei viaggiatori. Tutte queste voci possono essere anticipate dai dipendenti e poi rimborsate oppure si crea un budget da cui attingere.

In ciascuno di questi due casi, automatizzare ogni singola spesa di viaggio significa ridurre la possibilità di errore o smarrimento delle ricevute e ottimizzare le tempistiche di rimborso o contabilizzazione. Occorre, in tal senso, implementare i pagamenti elettronici in favore di quelli con i contanti e, qualora ciò sia irrinunciabile, stabilire un budget anche per quelli.

Tutto questo è possibile creando delle carte di credito con un tetto massimo prestabilito e magari suddividerle a seconda che si tratti di rifornimento di carburante, di spese personali per rifocillarsi o pernottare oppure di prelievi su ATM per i pagamenti meno importanti che andranno comunque tracciati. Come per ogni settore, anche in quello che si occupa di contabilizzare le spese di viaggio vanno stabilite delle regole che stabiliscano quali sono le spese fondamentali per un viaggio e quali invece non rientrano in quelle risarcibili al dipendente: solo così si potrà fidelizzare al massimo il collaboratore ed evitare il rischio di frodi al contempo.

Di fondamentale importanza sarà anche integrare sistemi che possano monitorare i veicoli stessi, le condizioni su strada, la necessità di manutenzione e, se di proprietà, pianificare anche le spese fisse di revisione, assicurazione e Bollo. In tal modo, nell’ambito delle spese di viaggio e trasferte saranno incluse anche quelle relative al proprio parco mezzi o a eventuali leasing, ivi inclusi contratti, rate e scadenze.

Mr. Red

Atipico consumatore di cinema commerciale, adora tutto quello che odora di pop-corn appena saltati e provoca ardore emotivo. Ha pianto durante il finale di Endgame e questo è quanto basta.
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