La PEC, o meglio, Posta Elettronica Certificata è un sistema di posta elettronica diverso dalla classica Posta Elettronica. Nel caso della Certificata è possibile conferire allo scambio di messaggi tra caselle certificate il valore che ha una raccomandata con ricevuta di ritorno, rendendo la PEC un sistema con valore legale.

Per poter ottenere una PEC è necessario acquistare il servizio, che è fornito da un Gestore Certificato e scegliere il nome della casella ed una password. Si potrà poi passare ad utilizzare questo tipo di Posta Elettronica come una normalissima casella di posta, indicando un destinatario ed inserendo un messaggio con eventuali allegati.

Come funziona la Posta Elettronica Certificata

La gestione della PEC, come detto, è piuttosto semplice:

  • inserimento del destinatario
  • inserimento del messaggio
  • invio del messaggio.

Da qui inizia un particolare processo, che è quello che, come una ricevuta di ritorno, informa sull’esito dell’invio. Le operazioni sono quindi:

  • chiusura del messaggio in una busta virtuale, detta “busta di trasporto”, sulla quale il gestore appone una firma elettronica. Allo stesso tempo, il mittente riceve una prima notifica,
  • il messaggio arriva sui  server del Gestore, che provvede ad effettuare un controllo su firma e provenienza del messaggio, per verificare che il mittente sia sicuro e, di conseguenza, anche il messaggio,
  • il messaggio viene consegnato nella casella del destinatario con contestuale invio di una notifica al mittente. La notifica in questione è una delle più importanti in quanto attesta il recapito del messaggio, l’oggetto della consegna e la data e l’ora in cui questa è stata eseguita.

Si evince quindi quanto la PEC si configuri come strumento utile per i cittadini, ma anche per le aziende, che avranno uno strumento di facile utilizzo ed economico, ma, soprattutto, in grado di ottimizzare e velocizzare le procedure burocratiche.

Ma quando si ha a che fare con Pubbliche Amministrazioni, aziende o professionisti, si avranno anche a disposizione diverse caselle di Posta Elettronica Certificata, e qui entrano in campo i software gestionali per PEC.

Pec Manager per gestire tutte le caselle in un unico ambiente

Le PEC aziendali o quelle delle Pubbliche Amministrazioni sono gestite con diverse modalità. Ciò comporta dei rischi in termini di privacy, sicurezza e disallineamento informativo tra colleghi.

Pec- Manager consente di configurare tutte le caselle all’interno di un ambiente unico accessibile mediante credenziali. È inoltre possibile creare Gruppi di lavoro in base a quella che è l’organizzazione interna dell’azienda.

Ogni Gruppo di lavoro avrà degli utenti associati che possono lavorare su ogni casella gestendo l’assegnazione di un fascicolo da un utente all’altro o da un Gruppo all’altro. In questa maniera sarà possibile tenere traccia di chi lavora su una pratica, evitando gli inoltri dei messaggi su caselle personali.

Infine, Pec-Manager crea fascicoli di lavoro in modo intelligente in quanto ogni PEC è organizzata secondo il riferimento ad uno specifico fascicolo. Ad ogni messaggio vengono poi associate, in maniera del tutto automatica, le ricevute di consegna permettendo di averle sempre a disposizione senza il rischio di perderle.