Mai come in questo periodo, per le aziende è diventato evidente come la capacità di lavorare in team e di coordinarsi in modo efficiente siano fondamentali per operare in condizione di massima produttività.
Con l’esigenza sempre più sentita dello smart working e delle forme ibride di presenza in ufficio, migliaia di realtà italiane, colte alla sprovvista, hanno compreso l’importanza di avere i giusti strumenti a disposizione.
Tra i tanti strumenti collaborativi, è saltata al nostro occhio una soluzione tutta italiana: Tweppy – Metodo e Strumento.
Scopriamo Tweppy
Tweppy è un software dedicato alle Piccole Medie Imprese completamente basato sul cloud, quindi utilizzabile ovunque e su qualunque dispositivo. L’obiettivo dello strumento è tanto semplice quanto ambizioso: aumentare produttività, efficienza e benessere lavorativo attraverso il team working.
Per fare questo, Tweppy si concentra su due esigenze riscontrate nella maggioranza delle aziende: completezza delle informazioni e chiarezza delle attività. Non è di certo un segreto infatti che spesso le informazioni aziendali siano tutt’altro che complete, trovandosi frammentate in email, file, post-it, sms, telefonate e mille altri canali. Allo stesso modo, c’è spesso un disallineamento interno tra le varie risorse del team: come dice il detto, “la mano destra non sa cosa faccia la sinistra, e viceversa”.
Tweppy si prefigge di risolvere definitivamente la mancanza di organizzazione interna, diventando il principale strumento di lavoro per collaborare e coordinarsi con il team, gestire le attività, comunicare internamente e con l’esterno.
Completezza ed ordine delle informazioni
Anzitutto, all’interno di Tweppy è possibile salvare ogni tipo di informazioni, dalle email alle note interne, dai contenuti di un meeting a quelli di una telefonata – informazioni che normalmente sarebbero frammentate su diversi strumenti.
Aspetto fondamentale, tutti questi dati possono – anzi, devono – essere organizzati perchè siano ricercabili velocemente ed utilizzabili in maniera efficace. In Tweppy, l’ordine è facilmente ottenibile: oltre a tantissime opzioni di ricerca, si possono organizzare le informazioni in delle speciali cartelle chiamate “pratiche”, relative ad un determinato contatto ed argomento, e richiamarle in pochi click all’occorrenza. Un esempio? “Richiesta di preventivo di Mario Rossi” può contenere tutte le email, telefonate e note relative a quel processo.
Completezza e ordine nelle informazioni sono in questo modo raggiunti. E per quanto riguarda la condivisione e la collaborazione? Tweppy copre appieno anche queste esigenze, offrendo tra le funzionalità più avanzate ed efficaci sul mercato.
Condivisione e collaborazione
Condividere un’informazione con il team è veramente una questione di un semplice click: partendo da un qualsiasi dato, è sufficiente aggiungere un collaboratore come “Visualizzatore” e subito riceverà una notifica. Questo aspetto è molto più utile di quanto possa sembrare a prima vista.
Tweppy sostituisce infatti anche i classici client di posta, integrando al suo interno le email e potenziandone le funzionalità tramite una gestione del tutto innovativa ed efficiente. I collaboratori riceveranno solo le comunicazioni per loro rilevanti e, nel caso sia necessario condividere una mail con qualcuno, è sufficiente utilizzare le funzionalità di condivisione, evitando completamente le decine di email inviate e ricevute come inoltri od in CC.
Inoltre, ad ogni comunicazione (email, note, appuntamenti…) è legata una utilissima chat in tempo reale condivisa dai visualizzatori, che permette di collaborare e scambiare informazioni su quello specifico argomento in modo rapido ed efficace. Le comunicazioni all’interno del team risultano quindi enormemente semplificate, nonchè realizzate sempre all’interno del medesimo strumento (invece che tramite post-it, WhatsApp e telefono).
Organizzazione delle attività
Oltre a comunicazioni ed informazioni, Tweppy è pensato per permettere l’organizzazione ed il coordinamento di tutte le attività. Tweppy è infatti anche un “task manager”: in pochi click è possibile creare un “incarico”, per sé stessi o per un collega, indicando cosa occorre fare, entro quando ed il livello di urgenza.
Ogni incarico finisce in una lista ordinata dedicata a ciascun collaboratore, permettendo a tutti di avere sempre chiaro cosa c’è da fare. Assolutamente fantastico, è possibile persino assegnare un incarico direttamente partendo da una mail ricevuta, che nelle aziende rappresenta spesso la scintilla che mette in moto un processo (pensa, ad esempio, ad una richiesta di un cliente).
Non da ultimo, è evidente come all’interno di un’organizzazione moltissime attività siano estremamente ripetitive, mentre altre risultino poco chiare per tutti i collaboratori coinvolti. Lo strumento affronta anche queste criticità, tramite la standardizzazione di processi e comunicazioni ed automatizzando notifiche ed assegnazione degli incarichi. In questo modo è possibile generare chiarezza per tutti i collaboratori ed un sostanziale aumento della produttività.
Le funzionalità di Tweppy sono davvero tante, troppe per descriverle tutte, ma alcune valgono davvero la pena di essere menzionate: calendario aziendale condiviso, rubrica aziendale con anagrafiche personalizzabili, dashboard di monitoraggio e report automatici, modelli email, pulsanti di feedback, reminder automatici, tracciamento automatico di apertura e click, gestione di team multipli… Persino i colori utilizzati sono rilevanti e trasmettono informazioni ai collaboratori!
Insomma una soluzione veramente ricca ed efficace, su misura per le reali esigenze delle PMI.
Oltre lo strumento: il Metodo Tweppy
Abbiamo parlato di software, ma vi è un’altro aspetto che arricchisce e rende unica l’offerta di Tweppy: non viene semplicemente proposto un programma, ma un vero e proprio Progetto per dare una svolta all’organizzazione.
Se il Software rappresenta il mezzo tramite cui operare giornalmente, alla base deve anche esserci un metodo di lavoro efficace, l’aspetto più sottovalutato ed allo stesso tempo carente nelle PMI italiane. Per questo motivo, ad ogni cliente, e a tutti i suoi collaboratori, viene insegnato il “Metodo” Tweppy.
Si tratta di un insieme di regole di comportamento che tutti i collaboratori devono adottare al fine di promuove lavoro in team efficiente, ordine e produttività, ma in grado anche di migliorare il benessere lavorativo tramite la riduzione dello stress. Lo Strumento stesso è pieno di dettagli sviluppati proprio sulla base dei principi di questo metodo innovativo. Ad esempio, abbiamo già citato l’importanza della completezza delle informazioni, una vera e propria regola del metodo che è supportata da tutte le funzioni presenti nel software.
Altrettanto importante è il processo di implementazione in azienda. Tweppy pone estrema attenzione alla riuscita di ogni singolo Progetto, e per questo motivo viene aggiunto un terzo elemento, la consulenza organizzativa e di processo. Ad ogni cliente viene assegnato un consulente dedicato, con l’obiettivo di portare a maturità il progetto e generare benefici nel più breve tempo possibile, ma anche di formare i collaboratori e gestire le possibili resistenze interne al cambiamento.
