Emettere fattura: chi, quando e come si fa

Una delle prime cose che si trova a fare chi ha una partita IVA è quella di emettere fattura. Qualcosa che interessa i liberi professionisti come i lavoratori autonomi, nonché i titolari di un’azienda.

Perché questo documento risulta così importante? Le ragioni sono da ricercare in primo luogo nella stessa funzione della fattura, la quale va a sancire l’effettiva somministrazione di un bene o servizio al cliente, di cui ufficializza l’operazione di pagamento.

In seguito alla Legge di Bilancio 2018, a partire dal 1° gennaio 2019 è entrato in vigore l’obbligo della fatturazione elettronica per coloro che sono attivi nel settore privato e sono residenti in Italia oppure sono in via di stabilirsi.

L’obbligo è stato poi esteso anche alle realtà della Pubblica Amministrazione: dal 6 giugno 2014 per le Amministrazioni centrali e dal 31 marzo 2015 per quelle locali.

La e-fattura, così è anche chiamata la fattura elettronica, è necessaria sia per le transazioni di tipo B2B (Business to Business), ad esempio tra due aziende, sia in quelle B2C (Business to Consumer), ad esempio tra un’azienda e un cliente finale.

Fino allo scorso anno tale adempimento risultava facoltativo per i contribuenti con regime forfettario nonché per i piccoli produttori agricoli, i quali sono esenti da ogni obbligo contabile come dichiarativo nel momento in cui gli introiti annui non vanno a superare i 7000 euro.

A partire dal luglio 2022 l’obbligo di fattura elettronica è entrato in vigore anche per le partite IVA con regime forfettario i cui ricavi annui non risultano superiori ai 25.000 euro. Dal 1° luglio 2024 è prevista l’estensione dell’obbligo alla totalità dei contribuenti forfettari.

Emettere fattura è quindi una procedura che se all’inizio ha creato non poche difficoltà di adattamento sta sempre più diventando abituale, questo grazie anche ai miglioramenti conseguiti grazie alle nuove tecnologie, come i software di fatturazione elettronica.

Cosa si intende per fattura?

Quando si parla di fattura si fa riferimento a un documento che ha valore sia a livello fiscale sia contabile e che viene emesso dai professionisti con partita IVA.

La fattura consente di monitorare la regolarità delle operazioni commerciali rispetto al fisco, poiché una volta conseguita l’emissione entra automaticamente in vigore il processo di tassazione.

La fatturazione elettronica rappresenta un’evoluzione naturale del documento originario di stampo cartaceo, con benefici tanto per il legislatore che per il contribuente. Vediamo nel dettaglio quali sono le operazioni che l’attuale sistema facilita:

• Analisi precisa dei ricavi come dei costi.
• Previsione e monitoraggio delle tasse da pagare in relazione alle fatture emesse.
• Previsione dei guadagni in ottica futura.

Dal punto di vista normativo, la novità più rilevante della fatturazione elettronica consiste nella tracciabilità dei pagamenti: non a caso si tratta di uno strumento che si sta rivelando fondamentale ai fini della lotta all’evasione fiscale.

Un altro vantaggio è da ricercare nella riduzione delle operazioni di stampa, conservazione e invio dei documenti.

Passando dal formato cartaceo a quello elettronico, professionisti e aziende hanno potuto contenere notevolmente il consumo di carta, senza dover predisporre uno spazio considerevole per lo stoccaggio.

Dal punto di vista della comunicazione, questa è stata agevolata e semplificata tra le parti. I benefici sono quindi da considerare trasversali.

Chi non ha l’obbligo di emettere fattura?

A essere esonerati sono in primo luogo i lavoratori dipendenti. Le altre categorie non sottoposte all’emissione della fattura sono relativamente poche. Oltre agli operatori del settore agricolo che commercializzano articoli auto-prodotti troviamo le seguenti categorie:

• Autotrasportatori preposti al transito di persone su autostrade.
• Venditori ambulanti.
• Lavoratori del commercio al dettaglio.
• Albergatori e operatori del comparto HO.RE.CA.

Questo non significa che tali lavoratori non abbiano l’obbligo di rilasciare documenti utili a livello fiscale. Al posto della fattura è necessario provvedere con la ricevuta fiscale o in alternativa lo scontrino fiscale.

Come emettere fattura?

Partiamo dal fatto che esistono diverse tipologie di fattura, a seconda del tempo che viene dato al cliente finale per provvedere al saldo. Tra le principali troviamo fattura immediata, in differita, pro forma e via dicendo.

Quello che non cambia è la redazione del documento che può essere fatto in maniera sia cartacea che elettronica. L’obbligo verso quest’ultima opzione è entrato in vigore, come abbiamo accennato, da alcuni anni, ovvero dal 2019.

Stando a quanto riportato dall’Agenzia delle Entrate per provvedere alla fattura elettronica è necessario avere a disposizione un device elettronico (pc, tablet, smartphone) nonché un software specifico.

Si tratta di un programma che permette la compilazione di un file in formato XML, previsto dall’Agenzia delle Entrate all’interno del provvedimento del 20 aprile 2018.

Quest’ultima considera affidabili anche i software disponibili online, “soprattutto quelli rilasciati dagli stessi produttori dei software gestionali utilizzati dagli operatori per predisporre e registrare in contabilità le fatture”.

Questo perché si tratta di soluzioni predisposte per una gestione telematica della contabilità, che risulta così efficiente, precisa e in linea con le norme in vigore.