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Gestione della flotta aziendale con Excel e Access: pro e contro

Chi si occupa della gestione di una flotta aziendale sa quanto sia importante monitorare, reperire e inserire tutti i dati relativi a ciascun mezzo di trasporto.

Solo in questo modo, infatti, è possibile contenere e ottimizzare i costi relativi alla gestione di automezzi (come autoarticolati, van e furgoni) e di autoveicoli che compongono la flotta aziendale.

Nonostante da diverso tempo siano a disposizione software in grado di agevolare il compito del fleet manager, ci sono ancora aziende che affidano tutto il lavoro di inserimento e monitoraggio dati a Excel o Access.

In questo caso, tutte le operazioni che riguardano il fleet management passano attraverso la creazione e la compilazione di fogli di lavoro e tabelle.

Un modus operandi che, come spiegheremo, si adatta maggiormente ad aziende che hanno un numero limitato di veicoli, mentre è poco raccomandato a chi si deve occupare di flotte aziendali rilevanti dal punto di vista numerico.

Gestione automezzi aziendali con Excel

I maggiori vantaggi che comporta l’uso di un foglio di calcolo Excel, risiedono soprattutto nel fatto di essere gratuito e di semplice utilizzo anche per coloro che non sono proprio dei maghi dell’informatica.

Una soluzione che, però, si può prendere in considerazione solo per il fleet management di parchi auto che contano pochi mezzi visto che, come si può immaginare, ci sono evidenti limiti rispetto ai moderni sistemi software.

Utilizzando un foglio di calcolo Excel, infatti, aumenta il rischio di commettere errori in fase di trascrizione e calcolo, visto che ogni dato viene inserito manualmente dall’operatore.

Inoltre, va considerato che si tratta di un metodo di lavoro che richiede molto tempo e che non permette di avere una panoramica chiara e globale sulle prestazioni dell’intera flotta.

A tutto questo va aggiunto che ovviamente Excel non è progettato per interagire con altre applicazioni, a differenza dei software che, ad esempio, comunicano in tempo reale con i GPS installati su ogni mezzo che fa parte della flotta navale.

Database gestione automezzi con Access

Un altro strumento che permette di gestire i costi e i dati della flotta aziendale è la creazione di una o più tabelle con Access.

È importante sottolineare che l’uso di Access non esclude affatto quello di fogli di calcolo Excel, ma al contrario i due strumenti possono essere complementari.

Grazie ad Access, ad esempio, si possono creare tabelle più dettagliate contenenti le prestazioni e i consumi di ogni mezzo, mentre su Excel si può tenere traccia delle spese di gestione degli automezzi.

Per quanto riguarda Access, uno dei modi più utilizzati è quello di creare due tabelle: una che contiene i dati dei mezzi (come marca, modello, anno di immatricolazione e alimentazione) e l’altra dove poter riportare gli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria.

Nonostante si tratti di un sistema più avanzato rispetto a Excel, vista la possibilità ad esempio di poter collegare le varie tabelle tra loro, il suo utilizzo si presta maggiormente ad aziende di piccole dimensioni con un parco veicoli contenuto.

Mr. Red

Atipico consumatore di cinema commerciale, adora tutto quello che odora di pop-corn appena saltati e provoca ardore emotivo. Ha pianto durante il finale di Endgame e questo è quanto basta.
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