In qualsiasi ufficio, anche se di piccolissime dimensioni, l’allestimento di uno spazio destinato ad archivio è fondamentale, infatti sono sufficienti pochi e semplici accessori per ottenere uno spazio ordinato, piacevole e funzionale.
Scatole, raccoglitori e schedari per archiviare i documenti dell’ufficio possono inoltre essere acquistati facilmente anche online, scegliendo il modello più adatto alle proprie esigenze, alle dimensioni dell’ufficio e alla quantità di documenti da archiviare, al fine di ottenere un risultato perfetto.
L’archivio è il luogo in cui si conservano anche altri oggetti, ad esempio il materiale di cancelleria, gli inchiostri per stampanti e fotocopiatrici, gli accessori per computer e stampanti, gli attrezzi per la manutenzione e tutto quanto di cui può essere necessario avere a disposizione una scorta.
Come si organizza un archivio: consigli e suggerimenti
La scelta di scaffali e accessori per archiviare correttamente lettere e altri documenti è legata, come abbiamo detto, al tipo di prodotto che devono contenere. Per documenti, fatture email e, in genere, documenti cartacei e stampe, un’ottima soluzione è quella di utilizzare gli appositi raccoglitori, da disporre su scaffali o mensole.
Un altro sistema per archiviare gli stampati è il classico schedario a cassetti, all’interno dei quali si trovano appese le cartelline dove disporre i documenti.
Buste e cartelline in plastica trasparente sono sempre un ottimo prodotto per proteggere i documenti, per avere sempre tutto in perfetto ordina si consiglia di acquistarne a sufficienza. I documenti, inseriti nelle cartelline, possono essere archiviati negli appositi raccoglitori, da disporre in ordine di anno o in base alla categoria di documento che contengono.
Scatole trasparenti e impilabili per gli oggetti più piccoli
Materiale di cancelleria, Cd, chiavette Usb, inchiostri e toner, possono essere conservati nelle apposite scatole impilabili, create appositamente per mantenere l’archivio ordinato e per contenere anche gli oggetti più piccoli in perfetto ordine.
Le scatole in materiale plastico trasparente permettono di vedere il contenuto in maniera tale da non perdere tempo per cercare un certo tipo di oggetto.
Le scatole possono essere un’ottima soluzione anche per disporre carte e documenti di data più arretrata, conservandoli in cartellette di plastica o buste a chiusura ermetica, per evitare che i fogli di carta possano danneggiarsi. Le scatole impilabili possiedono inoltre un design moderno e originale e costituiscono un ottimo elemento d’arredo.
Rilegatrici e plastificatrici per creare cataloghi e listini
Le rilegatrici sono piccole macchine da ufficio molto utili per realizzare listini prezzi, cataloghi, dispense e altri documenti costituiti da più pagine. La rilegatrice consente di unire le pagine usando una spirale in materiale plastico o in metallo, disponibile in diverse misure in base allo spessore del documento finale.
È uno strumento molto versatile e pratico, adatto anche agli studenti che hanno necessità di realizzare dispense e materiale per lo studio. Alla rilegatrice si può affiancare anche una plastificatrice che consente di preparare le copertine e personalizzare le proprie creazioni.
La rilegatrice può essere considerata anche un’ottima soluzione per raccogliere e archiviare materiale stampato di diverso genere, realizzando opuscoli consultabili e facili da conservare.
