Oggi la rilevazione presenze in azienda continua ad essere una questione importante. Nonostante i tempi di lavoro siano divenuti più flessibili rispetto a un tempo, le normative prevedono che un responsabile di azienda sia a conoscenza di chi è presente in ogni momento nelle diverse strutture, soprattutto laddove vi siano supporti che contengono informazioni sensibili o impianti pericolosi.
Rilevare le presenze significa infatti controllare anche costantemente accessi e uscite da un qualsiasi tipo di attività imprenditoriale. La rilevazione delle presente serve inoltre anche a chi si occupa di paghe, permessi e retribuzione. Per svolgere tutti questi scopi oggi si utilizzano diversi sistemi per la rilevazione presenze, dai classici badge aziendali, da passare in appositi lettori all’ingresso e all’uscita dal posto di lavoro, sino ad arrivare a specifici software che gestiscono e controllano sia accessi che sicurezza.
Le soluzioni tradizionali
La soluzione tradizionale per la rilevazione presenze è la classica timbratrice. Ogni addetto possiede un cartellino, che porta con sé o che lascia in azienda, che va timbrato presso un apposito strumento, posto solitamente all’accesso dell’attività imprenditoriale. Per quanto semplice, questo sistema ha funzionato per decenni, anche se spesso era sfruttato da aziende con un buon numero di addetti. Oggi sempre più spesso le classiche timbratrici, poco pratiche e decisamente antiquate, sono state sostituite da soluzioni hardware più comodi ma anche interfacciabili via software con altri sistemi di gestione aziendale.
Si tratta solitamente di terminali che non solo tengono conto delle presenze in azienda, ma non necessitano del gesto della timbratura. Sostanzialmente il dipendente possiede un badge magnetico, che viene letto tramite sistemi con tecnologia in radio frequenza, nel momento stesso in cui il dipendente accede all’azienda o esce dalla stessa. I badge oggi disponibili sono completamente personalizzabili; inoltre è possibile renderli più sensibili, aggiungendo ad esempio dei sistemi di rilevazione in specifiche zone dell’azienda, come i locali in cui l’accesso è concesso solo a specifici soggetti.
Software per la rilevazione presenze
Come abbiamo detto, da sempre i sistemi di rilevazione presenze sono utili anche e soprattutto per conteggiare le ore lavorative di ogni singolo lavoratore. Quando questo accede in azienda e quando esce, la sua presenza è costantemente verificata; ciò permette a chi si occupa di retribuzione di conoscere in ogni momento del mese quante sono le ore lavorate da un dipendente, gli eventuali permessi o giorni di ferie già goduti. Il vantaggio dei moderni sistemi di rilevazione sta nella loro possibilità di integrazione con i sistemi gestionali.
In pratica l’addetto alle paghe non deve accedere ai dati registrati dall’apparecchiatura utilizzata per rilevare le presenze, ma possiede già i dati necessari all’interno del software gestionale utilizzato. Questo rende la sua attività molto più semplice e immediata. Stiamo quindi parlando di due ambiti diversi ma congiunti: quello hardware, che comprende sistemi di rilevazione fisici, badge e oggetti di vario genere, e quello software. Quest’ultimo può essere integrato al software gestionale, oppure può mantenersi non correlato alle altre attività dell’azienda.
Il controllo degli accessi
Rilevazione delle presenze e controllo degli accessi non sono la medesima cosa. Si tratta di due concetti diversi tra di loro, che si possono però oggi integrare utilizzando un unico tipo di hardware e un software unitario. Il controllo degli accessi riguarda la necessità, prevista dalla legge sulla privacy, di proteggere informazioni in possesso dell’azienda, che non devono essere visibili e consultabili da qualsiasi dipendente; inoltre l’azienda deve poter verificare gli spostamenti dei dipendenti, all’interno e all’esterno dell’azienda, cosa che consente per altro di migliorare l’efficienza lavorativa e di ridurre i costi.
Sono disponibili in commercio sistemi di controllo degli accessi che permettono sia di rilevare le presenze in ogni ufficio, sia di verificare gli spostamenti dei vari dipendenti, in modo da poter gestire al meglio gli spostamenti in azienda, senza costringere il dipendente a utilizzare timbratrici o accessi di sicurezza ad ogni spostamento tra diversi locali.
