La gestione della flotta è uno degli argomenti che sta più a cuore alle aziende che dispongono di un parco di mezzi più o meno numeroso.
I mezzi di trasporto che attraversano quotidianamente le nostre strade, oltre che mari e cieli, costituiscono un costo notevole per le aziende che necessitano di una flotta per il proprio business.
Con l’espressione flotta aziendale, quindi, si intende l’insieme di tutti i mezzi di trasporto a disposizione di un’azienda per spostare persone o merci.
Ad occuparsi della gestione del fleet management, è il fleet manager: un esperto che ha il compito di raccogliere, monitorare e analizzare i dati riguardanti consumi e prestazioni del parco auto.
Organizzazione della flotta aziendale: in cosa consiste
L’organizzazione della flotta aziendale, il cui argomento si può approfondire con questo articolo sul fleet management, tocca diverse aree operative e richiede quindi competenze specifiche di gestione amministrativa, di gestione finanziaria e di logistica.
Organizzare una flotta aziendale, infatti, significa raccogliere i dati, attraverso software o per inserimento manuale, di ogni mezzo per esaminarne i consumi e lo stato di salute.
Grazie all’analisi di questi dati, sarà possibile pianificare e studiare nuovi percorsi più funzionali, ma anche valutare quando è il momento di sostituire un veicolo con uno più moderno e performante.
Un corretto tracciamento dei dati, inoltre, è importante per avere sempre sotto controllo le varie scadenze amministrative come quelle di bolli, assicurazioni, tagliandi e manutenzioni.
Scheda manutenzione con Excel: come realizzarla
Le aziende che dispongono di un parco veicoli limitato, organizzano spesso il proprio lavoro avvalendosi di strumenti come i fogli Excel.
Una delle pratiche più utilizzate è la creazione di fogli per tracciare le manutenzioni di ciascun veicolo.
Ma come si realizza un foglio per la scheda manutenzione auto?
È sufficiente creare un documento in cui verranno inserite informazioni utili come, ad esempio, i dati relativi al modello dei veicoli (anno, modello e serie), lo storico delle manutenzioni ordinarie e straordinarie (pneumatici, cambi dell’olio e chilometraggio) e la compagnia assicurativa.
I fogli Excel, per l’eventualità di errori umani e per il tempo che richiedono per essere compilati correttamente, sono strumenti più adatti ad aziende di piccole dimensioni.
L’alternativa, quando ci si deve occupare della gestione di un numero considerevole di automezzi, è rappresentata dai sistemi software.
Come tracciare i costi di gestione automezzi
Uno degli aspetti che contraddistinguono un’efficace fleet management è il tracciamento delle spese riguardanti gli automezzi.
I modi per tracciare le spese possono essere diversi, a seconda del budget e degli strumenti di cui il fleet manager dispone per raggiungere i propri obiettivi.
In linea generale si va dalla creazione di fogli di calcolo e tabelle con Excel e Access, soprattutto nel caso di piccole aziende, ai report generati dai software di ultima generazione.
Nel caso dei software, il risultato finale è solitamente più soddisfacente per la possibilità di poter comunicare direttamente con altre applicazioni che hanno l’obiettivo di agevolare, appunto, il lavoro del fleet manager.