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Gestione documentale ai tempi della digital transformation

Quando si parla di gestione documentale la mente corre verso dei grandi e polverosi archivi fisici presenti nelle sedi centrali di qualsiasi ufficio o azienda. Per fortuna, però, le cose stanno cambiando e il cambiamento sta avvenendo anche a passo spedito.

Oggi quando si deve pensare alla gestione dei documenti della propria attività le soluzioni sono differenti.

Vediamo come gestire il workflow documentale in azienda e quali sono le soluzioni proposte.

Workflow documentale: di cosa si tratta e come si gestisce

La prima cosa da fare è capire cos’è il workflow documentale.

Quando si parla di workflow si parla letteralmente di un flusso di lavoro. Nello specifico, la definizione di workflow documentale ci parla di una procedura standardizzata che permette a un documento o a una serie di documenti di essere creati, acquisiti, firmati e, in seguito, modificati, protocollati e archiviati.

Si tratta di un ciclo, di un flusso e in quanto tale oggi va automatizzato. Per questo motivo suggeriamo una piattaforma per la gestione del workflow documentaleche permette di capire in che modo sia possibile creare l’automazione.

Prima di entrare nel dettaglio è utile capire quali sono i vantaggi dell’automazione del workflow documentale.

L’obiettivo principale è semplificare la gestione dei processi aziendali. Si tratta di un obiettivo che dovrebbe sempre essere perseguito al giorno d’oggi, poiché i ritmi di lavoro si fanno sempre più serrati e le necessità si modificano in maniera repentina.

Ecco, quindi, che scegliere una piattaforma per la gestione documentale permette di avere una serie di vantaggi di non poco conto.

Automatizzare i processi significa avere una maggiore efficienza. Si vanno a eliminare dei passaggi che possono rallentare i processi e si eliminano delle procedure obsolete. Questo è un primo, grande vantaggio.

Non è l’unico, però. Automatizzare significa anche controllare al meglio il processo perché si creano degli standard che permettono di capire che tutto sta andando nel modo giusto e di verificarlo in maniera veloce.

Infine, un altro grande vantaggio della gestione documentale digitale è quello di avere un servizio flessibile e costruito sulla base delle proprie esigenze.

Questo permette di progettare e gestire il tutto in maniera pratica e veloce, così da avere un ottimo risultato in termini di efficienza e risparmio di tempo.

Gestione documentale: come controllare il workflow

Parlando di workflow documentale è utile anche capire in che modo gestire il tutto.

Sappiamo bene che in un’azienda ci sono molte tipologie di documenti. Questo significa che per ogni tipo va individuato un flusso ben specifico.

Per questo motivo il primo step per controllare il workflow documentale è quello di identificare la tipologia di documento che si deve gestire. Si tratta di una fattura, di una bolla d’acquisto o di un altro tipo di documento? Questa è la prima domanda che ci si deve porre.

Dopo averlo capito è necessario andare a individuare i soggetti responsabili. Questo significa che si andranno a individuare i soggetti che si dovranno occupare dei diversi tipi di documento, così da avere anche dei punti di riferimento e aumentare il tasso di coinvolgimento in attività di questo tipo. Questo permette anche di evitare dei passaggi che possono essere risparmiati.

Una volta capito tutto questo si andranno a creare i flussi che sono specifici per ogni tipologia di documento e che permettono di velocizzare il tutto.

Nello specifico, grazie a questo step si potranno facilitare i seguenti passaggi:

  • creazione dei documenti
  • ricezione e protocollo dei documenti
  • controllo e classificazione dei documenti
  • condivisione dei documenti con altri reparti
  • archiviazione dei documenti
  • eliminazione dei documenti non necessari

Il tutto senza passare da faldoni e archivi fisici che, ormai, risultano essere superati. Tra i tanti vantaggi della digitalizzazione c’è anche questo, del resto.

La scelta della piattaforma di gestione documentale è molto importante ed è per questo motivo che se ne devono analizzare le caratteristiche e, soprattutto, le potenzialità. Si deve essere pronti a fare il grande salto dal punto di vista della digitalizzazione degli archivi permettendo così di poter accedere ai documenti quando si vuole.

Tra i consigli per migliorare lo smartworking la gestione documentale dovrebbe sempre essere al primo posto. Ce lo ha insegnato, del resto, il periodo della pandemia da Covid-19.

Tante aziende di piccole, medie e grandi dimensioni si sono ritrovate nella situazione di avere tutto il personale o una parte a casa. Continuare a lavorare anche in un ambiente che non è quello dell’azienda è stato fondamentale e quello che serve è organizzazione e automazione.

Iniziare dalla gestione documentale è importante perché si risolve un primo problema che è quello della gestione dei documenti e del flusso di lavoro, evitando problemi e situazioni incresciose in momenti di difficoltà.

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Mr. Red

Atipico consumatore di cinema commerciale, adora tutto quello che odora di pop-corn appena saltati e provoca ardore emotivo. Ha pianto durante il finale di Endgame e questo è quanto basta.
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